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Jane V.

6. April 2014

VEREINS-COMPLIANCE DURCH WORKFLOWS

ERSTELLUNG UND EINSATZ VON WORKFLOWS IM BEREICH FINANZEN & RECHT

Die ewige Jugend studentischer Vereine, hervorgerufen durch den nahezu semesterweisen Mitgliederwechsel, ist Segen und Fluch zugleich. Segen, weil immer neue Ideen und frische Köpfe an der Gestaltung des Vereinslebens mitwirken können und so die Entwicklung einer Alteingesessenheit, wie sie zuweilen in Sport- und Gesangsvereinen herrscht, verhindert wird. Fluch ist die hierbei gefährdete Kontinuität der Vereinsarbeit. Immer neue Ideen müssen zwangsläufig alte Routinen aufbrechen.

Im Falle der studentischen Unternehmensberatung ist dies verkraftbar wenn nicht gar erwünscht, JenVision lebt von den immer wieder frischen Köpfen, die den Verein und seine Tätigkeit stets auf dem aktuellen Stand der Wissenschaft halten und verhindern, dass aktuelle Trends in der Wirtschaft verschlafen werden. Schulungen innerhalb des Vereins sorgen für stete Wissenserweiterung um Themengebiete, mit denen das einzelne Mitglied in seinem Studium nicht oder nur am Rande in Berührung kommt. Bedingt durch die wechselnden Interessen und Kompetenzen verändern sich auch die Beratungsfelder der studentischen Unternehmensberatung. Das beratene Unternehmen kann sich so auf die dem Berater eigene Motivation verlassen, seine individuellen Fähigkeiten in der Praxis umsetzen zu wollen. Wichtig im Hinblick auf die ständig wechselnde Beratungstätigkeit ist eine verlässliche Qualitätssicherung, die für eine Kontinuität hinsichtlich der Verwertbarkeit der Arbeitsergebnisse sorgt. JenVision verfügt daher über ein eigenes Ressort „Qualitätsmanagement“, welches neben der Bereitstellung der Vereinsinfrastruktur insbesondere die Qualität der einzelnen Beratungsarbeit sicherstellt.

Unabhängig von der Eigenart der studentischen Unternehmensberatung ist jedoch in allen studentischen Vereinen sowie allgemein in Vereinen mit regem Mitgliederwechsel für die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zu sorgen. Neben der Sicherstellung der Rechtmäßigkeit von Wahlen und Abstimmungen spielt hierbei insbesondere die tatsächliche Verfolgung steuerbegünstigter Zwecke („Gemeinnützigkeit“) eine große Rolle. Diese wird in der Regel im Turnus von drei Jahren überprüft, ein Zeitraum, der bei zwischenzeitlichem Wechsel der Vorstände unter Umständen für Wissensverlust sorgen kann. Die ordentliche Durchführung der Vorstandsübergabe unter Mitteilung allen erforderlichen Wissens ist daher essentiell. Nicht jeder Verein verfügt über juristisch bewanderte Studenten, die wenigsten über Mitglieder, die bereits in anderen Vereinen führend tätig sind.

Das Ressort Finanzen & Recht, bei JenVision für eben diese Bereiche zuständig, hat hierfür spezielle Schulungen und Checklisten entwickelt, die die vereinsinterne Arbeit erheblich erleichtern soll, um sich letztlich dem eigentlichen Vereinszweck widmen zu können. Die Checklisten enthalten hierbei typische Arbeitsabläufe, wie sie regelmäßig durchzuführen sind. Als Beispiel kann hier eine solch banale Tätigkeit wie die laufende Buchhaltung dienen, die trotz ihres im Grunde geringen Aufwands zu erheblichen Problemen führen kann, wenn sie nicht ordnungsgemäß und gewissenhaft geführt wird. In Verbindung mit einem Jahreskalender, in dem sämtliche Fristen für Arbeitsschritte enthalten sind, kann die Aufgabe nicht vergessen werden. Der „Workflow Buchhaltung“ (siehe unten) funktioniert demnach wie folgt: An jedem ersten Dienstag im Monat (die Vereinsmitglieder versammeln sich wöchentlich am Dienstag) weist der Kalender auf die Fälligkeit der Buchführung hin. Der Vorstand Finanzen & Recht teilt diese Aufgabe (im Voraus) einem Ressortmitglied zu, welches anhand der Checkliste die Buchführung selbständig erledigen kann. Durch die zu Beginn jedes Semesters angebotene Basisschulung im Vereinsrecht weiß jedes Mitglied, worauf es gerade im Hinblick auf die Gemeinnützigkeit ankommt. So führt das Mitglied keinen stupiden Arbeitsablauf aus, sondern kennt den Hintergrund der Tätigkeit und setzt theoretisches Wissen in der Praxis um. So kann bereits durch die vereinsinterne Arbeit der Vereinszweck, das Wissen der Mitglieder mit der Praxis zu verbinden, umgesetzt werden.

Gerne bietet JenVision auch für andere Vereine, etwa nach einem Vorstandswechsel, solche Basisschulungen und eine Einführung in die Idee der Workflows an

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